Accordo sul trattamento dei dati

Il presente Accordo sul trattamento dei dati («DPA») fa parte delle Condizioni di Servizio di Lixor (le «Condizioni») tra Intelliwav LLC, operante con il nome commerciale Lixor, società a responsabilità limitata dello Stato di Washington, 37 103rd Ave NE, Unit 502, Bellevue, WA 98004, USA («Lixor», «noi») e l'impresa titolare dell'account Lixor (il «Cliente»). Si applica ogniqualvolta Lixor tratti dati personali per conto del Cliente e a tali dati si applichi una normativa sulla protezione dei dati elencata nel paragrafo 1. In caso di contrasto tra il presente DPA e le Condizioni in materia di dati personali, prevale il presente DPA.

Efficace dalla data indicata sopra. Il Cliente ha bisogno di una copia firmata per i propri archivi? Scriva a support@lixor.ai. La firma non è necessaria affinché il presente DPA sia vincolante.

«Normativa sulla protezione dei dati» indica, per quanto ciascuna sia applicabile: il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE 2016/679 («GDPR»); il UK GDPR e il Data Protection Act 2018; la legge federale svizzera sulla protezione dei dati; la Lei Geral de Proteção de Dados del Brasile (Legge 13.709/2018); la legge giapponese sulla protezione delle informazioni personali (Act on the Protection of Personal Information); la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares del Messico; e le leggi sulla privacy dei singoli Stati degli USA.

«Dati personali del Cliente» indica i dati personali che il Cliente o il suo personale inseriscono in Lixor, o che Lixor riceve per conto del Cliente da un sistema collegato, come un flusso di un sistema di punto vendita o di un distributore, e che trattiamo per conto del Cliente. Non comprende i dati descritti nel paragrafo 3.

«Titolare del trattamento», «responsabile del trattamento», «dati personali», «trattamento» e «interessato» hanno il significato loro attribuito dal GDPR. Ove un'altra Normativa sulla protezione dei dati utilizzi un termine diverso per lo stesso ruolo (ad esempio «operador» in Brasile, «encargado» in Messico, o operatore commerciale incaricato in Giappone), si applica il significato corrispondente.

«Sub-responsabile» indica un'altra società di cui ci avvaliamo per trattare i Dati personali del Cliente.

«Clausole contrattuali tipo» o «SCC» indica le clausole allegate alla Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione europea del 4 giugno 2021.

Il Cliente è il titolare del trattamento dei Dati personali del Cliente. Lixor è il suo responsabile del trattamento. Il Cliente decide quale personale aggiungere, che cosa registra e per quanto tempo continua a utilizzare Lixor. Lixor gestisce il servizio.

Il Cliente è tenuto ad avere un valido fondamento giuridico per inserire in Lixor i dati del proprio personale e a informare il proprio personale che lo utilizza. La nostra Informativa sulla privacy è redatta in modo che il Cliente possa rinviarvi il proprio personale.

Decidiamo autonomamente come trattare un insieme limitato di dati e, per tali dati, siamo titolari del trattamento e non responsabili del trattamento del Cliente: i dati dell'account e di accesso delle persone titolari di account Lixor; le registrazioni di fatturazione e fiscali; la nostra corrispondenza di assistenza con il Cliente; i log di sicurezza e di audit; e le analisi sull'utilizzo del prodotto. La nostra Informativa sulla privacy riguarda tali dati. Non li utilizziamo per pubblicizzare al personale del Cliente prodotti di altre società e non li vendiamo.

Trattiamo i Dati personali del Cliente esclusivamente su istruzione documentata del Cliente. Le Condizioni, il presente DPA, le impostazioni dell'account del Cliente e ciò che il Cliente e il suo personale fanno nel prodotto costituiscono le istruzioni complete del Cliente. Se il Cliente necessita di qualcosa in più, scriva a support@lixor.ai e vi daremo seguito ove tecnicamente ragionevole e lecito, oppure comunicheremo che non siamo in grado di farlo.

Informeremo il Cliente se riteniamo che un'istruzione violi la Normativa sulla protezione dei dati. Se una legge a noi applicabile ci impone di trattare i Dati personali del Cliente in altro modo, lo comunicheremo preventivamente al Cliente, salvo che tale legge lo vieti.

L'Allegato 1 stabilisce l'oggetto, la durata, la natura e la finalità del trattamento, i tipi di dati personali e le categorie di persone cui si riferiscono.

Chiunque da noi autorizzato a trattare i Dati personali del Cliente è vincolato da un obbligo di riservatezza, per contratto o per legge.

Manteniamo le misure tecniche e organizzative indicate nell'Allegato 2. Possiamo modificarle purché il livello complessivo di protezione non diminuisca. Il Cliente è responsabile dell'utilizzo delle funzionalità di sicurezza da noi fornite, come password robuste, la rimozione del personale che lascia l'organizzazione e la scelta del ruolo corretto per ciascun utente.

8.1 Il Cliente ci conferisce un'autorizzazione generale a ricorrere a Sub-responsabili. L'elenco attuale è disponibile all'indirizzo lixor.ai/legal/subprocessors e costituisce l'Allegato 3.

8.2 Diamo un preavviso di almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un Sub-responsabile, aggiornando tale pagina e inviando un'email ai titolari di account che si sono iscritti agli aggiornamenti di tale pagina. Ove dobbiamo sostituire un Sub-responsabile con urgenza per ragioni di sicurezza o di continuità, daremo il maggior preavviso ragionevolmente possibile.

8.3 Il Cliente può opporsi, per ragionevoli motivi di protezione dei dati, entro tali 30 giorni scrivendo a support@lixor.ai. Cercheremo di offrire una soluzione alternativa. Se non ci riusciamo, il Cliente può disdire il servizio interessato e rimborseremo i corrispettivi pagati in anticipo per il periodo successivo alla disdetta. Questo è l'unico rimedio del Cliente in caso di opposizione.

8.4 Fatta eccezione per Telegram, con cui non abbiamo alcun accordo sul trattamento dei dati (si veda la pagina dei Sub-responsabili), l'accordo standard sul trattamento dei dati di ciascun Sub-responsabile si applica automaticamente nel momento in cui utilizziamo il suo servizio e corrisponde nella sostanza al presente DPA; nessuno di essi ci ha richiesto di sottoscriverne una copia separata. Restiamo responsabili nei confronti del Cliente di ciò che i nostri Sub-responsabili fanno dei Dati personali del Cliente.

Se un membro del personale del Cliente, o chiunque altro, ci chiede di accedere ai Dati personali del Cliente, di rettificarli, cancellarli, limitarne il trattamento, trasferirli o opporsi al loro utilizzo, trasmetteremo la richiesta al Cliente senza ingiustificato ritardo e non vi risponderemo noi stessi se non per comunicare di averla trasmessa. Lixor consente al Cliente di correggere i dati nel prodotto, di eliminare un account nell'app per dispositivi mobili e di scaricare i risultati dei conteggi come fogli di calcolo Excel. Per qualsiasi altra esigenza, come un'esportazione completa di prodotti, fornitori e fatture, forniremo un ragionevole supporto su richiesta.

Tenuto conto di ciò che facciamo e delle informazioni di cui disponiamo, forniremo al Cliente un ragionevole supporto in materia di sicurezza, notifica delle violazioni, valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e consultazioni con le autorità di controllo. Se il supporto richiesto dal Cliente va ben oltre quello necessario a un cliente ordinario, possiamo addebitare i nostri costi ragionevoli, previo accordo con il Cliente.

Se veniamo a conoscenza di una violazione di sicurezza che comporta la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso accidentali o illeciti ai Dati personali del Cliente, lo comunicheremo al titolare dell'account tramite email senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 72 ore dalla conferma. Condivideremo ciò che sappiamo man mano che lo apprendiamo: che cosa è accaduto, quali dati e approssimativamente quante persone sono interessati, le probabili conseguenze e che cosa stiamo facendo al riguardo. Comunicare una violazione al Cliente non costituisce ammissione di colpa.

12.1 Lixor archivia e tratta i Dati personali del Cliente negli Stati Uniti. Utilizzando Lixor, il Cliente ci istruisce in tal senso.

12.2 UE e SEE. Ove al Cliente si applichi il GDPR e l'invio a noi dei Dati personali del Cliente costituisca un trasferimento soggetto a restrizioni, le SCC sono incorporate nel presente DPA e si applicano come segue: Modulo Due (da titolare del trattamento a responsabile del trattamento); il Cliente è l'esportatore dei dati e noi siamo l'importatore dei dati; la Clausola 7 (clausola di adesione) non si applica; si applica la Clausola 9, lettera a), Opzione 2 (autorizzazione generale) con un periodo di preavviso di 30 giorni; la formulazione facoltativa della Clausola 11, lettera a), non si applica; ai sensi della Clausola 13 l'autorità di controllo competente è quella responsabile del Cliente; ai sensi della Clausola 17 si applica l'Opzione 1 e le SCC sono regolate dalla legge irlandese; ai sensi della Clausola 18, lettera b), le controversie relative alle SCC sono devolute ai tribunali dell'Irlanda; l'Allegato I delle SCC è completato dall'Allegato 1 del presente DPA e dai dati delle parti sopra indicati; l'Allegato II dall'Allegato 2; l'Allegato III dall'Allegato 3.

12.3 Regno Unito. Ove si applichi il UK GDPR, le SCC si applicano come modificate dall'Addendum sul trasferimento internazionale di dati (International Data Transfer Addendum) emanato dall'Information Commissioner del Regno Unito (versione B1.0, in vigore dal 21 marzo 2022), che è incorporato nel presente DPA. Le Tabelle da 1 a 3 dell'Addendum sono completate dalle informazioni di cui al paragrafo 12.2 e dagli Allegati. Per la Tabella 4, ciascuna parte può far cessare l'Addendum secondo quanto esso prevede.

12.4 Svizzera. Ove si applichi la legge federale svizzera sulla protezione dei dati, le SCC si applicano con le seguenti modifiche: i riferimenti al GDPR comprendono la legge svizzera; l'autorità di controllo competente è l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza svizzero; «Stato membro» è inteso in modo che le persone in Svizzera possano far valere i propri diritti in giudizio in Svizzera; e le SCC sono regolate dal diritto svizzero nella misura in cui il trasferimento sia soggetto soltanto alla legge svizzera.

12.5 Brasile. Ove si applichi la Lei Geral de Proteção de Dados e l'invio a noi dei Dati personali del Cliente costituisca un trasferimento internazionale che richiede una garanzia, tra le parti si applicano le clausole contrattuali tipo approvate dall'Autoridade Nacional de Proteção de Dados con la Risoluzione CD/ANPD n. 19/2024, con il Cliente quale esportatore e noi quali importatore, completate dagli Allegati al presente DPA. Le sottoscriveremo come documento separato su richiesta del Cliente.

12.6 Trasferimenti successivi. Trasferiamo i Dati personali del Cliente ai Sub-responsabili esclusivamente sulla base di uno strumento di trasferimento lecito: la loro certificazione ai sensi del Data Privacy Framework UE-USA (e della sua Estensione per il Regno Unito e dell'analogo quadro svizzero), oppure le SCC con l'Addendum per il Regno Unito ove necessario.

12.7 Se uno strumento di trasferimento su cui facciamo affidamento viene annullato o revocato, collaboreremo in buona fede con il Cliente per predisporne un altro. In caso di contrasto tra le SCC e il presente DPA, prevalgono le SCC.

Se un organismo governativo ci chiede i Dati personali del Cliente, lo comunicheremo al Cliente salvo che la legge lo vieti, contesteremo una richiesta che riteniamo illecita e consegneremo solo quanto strettamente richiesto. Alla data del 24 settembre 2026, non abbiamo mai ricevuto una simile richiesta.

Forniremo al Cliente le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare che rispettiamo il presente DPA, comprese risposte scritte a un ragionevole questionario di sicurezza con cadenza annuale. Se ciò non è sufficiente per adempiere a un obbligo di legge del Cliente, o se un'autorità di controllo lo richiede, il Cliente può effettuare un audit nei nostri confronti con cadenza annuale con preavviso scritto di 30 giorni, durante l'orario di lavoro, nell'ambito di un accordo di riservatezza, a proprie spese e senza accesso ai dati di altri clienti. Il Cliente può avvalersi di un revisore indipendente che non sia un nostro concorrente.

Alcune funzionalità inviano Dati personali del Cliente ai fornitori di IA indicati nell'Allegato 3, ad esempio il testo di una domanda rivolta all'assistente integrato nell'app, una registrazione della voce del Cliente per la trascrizione, o la fotografia di una fattura di consegna inviata alla Gemini API di Google per la lettura. I termini di OpenAI non le consentono di utilizzare i dati inviati tramite la propria interfaccia di programmazione per addestrare i propri modelli. Utilizziamo la Gemini API di Google nel servizio a pagamento, non nel livello gratuito; ai sensi dei termini di Google per il servizio a pagamento, Google non utilizza tali dati per migliorare i propri prodotti. Non utilizziamo i Dati personali del Cliente per addestrare modelli di IA.

Finché l'account è aperto, il Cliente può scaricare i risultati dei conteggi come fogli di calcolo Excel e forniremo supporto per qualsiasi altra esportazione richiesta. Conserviamo i Dati personali del Cliente fino all'eliminazione dell'account. Dopo la chiusura dell'account, o prima su richiesta del Cliente, li cancelliamo dal nostro database entro 30 giorni; i backup del nostro database sono conservati su base mobile di 7 giorni, per cui i dati cancellati escono da essi entro tale periodo. La cancellazione rimuove le registrazioni del database; allo stato attuale non rimuove le foto né le registrazioni vocali dal nostro archivio di file, che possono rimanere dopo la cancellazione. Possiamo conservare i dati più a lungo solo ove una legge lo richieda, e in tal caso soltanto per quella finalità.

I limiti di responsabilità previsti dalle Condizioni si applicano al presente DPA. Nulla nel presente DPA limita i diritti delle persone ai sensi della Normativa sulla protezione dei dati o delle SCC, né la responsabilità di ciascuna parte nei loro confronti.

Il presente DPA dura finché conserviamo i Dati personali del Cliente. È regolato dalla legge che regola le Condizioni, salvo ove il paragrafo 12 disponga diversamente. Possiamo aggiornarlo per riflettere modifiche della legge, dei nostri Sub-responsabili o del servizio. Daremo un preavviso di 30 giorni di qualsiasi modifica che riduca la protezione del Cliente.

• I dati sono cifrati in transito con TLS e cifrati a riposo dai nostri fornitori di database e di hosting (AES-256).
• I dati di ciascun cliente sono separati da quelli di ogni altro cliente mediante controlli sui nostri server che collegano ogni richiesta all'organizzazione dell'utente connesso. La sicurezza a livello di riga del database è attivata per ogni tabella che contiene dati dei clienti o dati personali; una tabella interna priva di dati personali (un registro delle correzioni di costo passate) non la prevede.
• Eccezione: le foto caricate dal Cliente (bottiglie, scaffali, fatture) sono archiviate a lunghi indirizzi web che chiunque ne sia in possesso può aprire senza effettuare l'accesso. Non sono soggette a controllo degli accessi.
• Le password sono archiviate solo come hash con salt dal nostro fornitore di autenticazione. Non le vediamo mai.
• L'accesso ai sistemi di produzione (Supabase, Vercel, Stripe, GitHub, PostHog, Sentry, OpenAI, ElevenLabs e il registrar dei domini) è limitato al fondatore; nessun altro membro del personale né collaboratore dispone dell'accesso alla produzione.
• Autorizzazioni basate sui ruoli all'interno del prodotto, in modo che il Cliente decida quale personale può vedere o modificare che cosa.
• I dati delle carte di pagamento sono trattati interamente da Stripe e non raggiungono mai i nostri server.
• I backup del database sono eseguiti ogni giorno e conservati per 7 giorni su base mobile. Il ripristino a un momento preciso (point-in-time recovery) non è attualmente attivo.
• Le modifiche al codice sorgente sono esaminate e distribuite tramite il controllo di versione, con le credenziali segrete tenute fuori dal codice.
• Monitoraggio di errori e arresti anomali, con i dati personali tenuti fuori dalle segnalazioni di errore nei limiti del possibile.
• Una procedura scritta per la cancellazione, su richiesta, dei dati di un'organizzazione, testata nell'uso.
• Una procedura scritta di risposta agli incidenti: contenere, valutare, notificare ai clienti interessati ai sensi del paragrafo 11, risolvere e registrare.
• I Sub-responsabili sono scelti in base al loro riconosciuto livello di sicurezza. Supabase, Vercel e OpenAI pubblicano attualmente report SOC 2 Type II; si veda la pagina di trasparenza di ciascun fornitore per la sua certificazione attuale. Ciascuno è soggetto al proprio contratto standard di protezione dei dati, che si applica automaticamente nel momento in cui utilizziamo il suo servizio.

L'elenco disponibile all'indirizzo lixor.ai/legal/subprocessors alla data di efficacia.