Accord de traitement des données

Le présent Accord de traitement des données (l'« Accord ») fait partie des Conditions d'utilisation de Lixor (les « Conditions ») conclues entre Intelliwav LLC, exerçant sous le nom commercial Lixor, société à responsabilité limitée de l'État de Washington, 37 103rd Ave NE, Unit 502, Bellevue, WA 98004, États-Unis (« Lixor », « nous ») et l'entreprise titulaire du compte Lixor (le « Client », « vous »). Il s'applique chaque fois que nous traitons des données personnelles pour votre compte et qu'une loi sur la protection des données énumérée à la section 1 s'applique à ces données. En cas de divergence entre le présent Accord et les Conditions au sujet des données personnelles, le présent Accord prévaut.

Il prend effet à la date indiquée ci-dessus. Vous avez besoin d'un exemplaire signé pour vos archives ? Écrivez à support@lixor.ai. Une signature n'est pas nécessaire pour que le présent Accord soit contraignant.

« Loi sur la protection des données » désigne, dans la mesure où chacun s'applique : le Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne 2016/679 (« RGPD ») ; le RGPD du Royaume-Uni (UK GDPR) et la Data Protection Act 2018 ; la loi fédérale suisse sur la protection des données ; la Lei Geral de Proteção de Dados du Brésil (loi 13.709/2018) ; la loi japonaise sur la protection des informations personnelles ; la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares du Mexique ; et les lois des États américains sur la vie privée.

« Données personnelles du Client » désigne les données personnelles que vous ou votre personnel saisissez dans Lixor, ou que Lixor reçoit pour votre compte d'un système connecté tel qu'un flux de point de vente ou de distributeur, et que nous traitons en votre nom. Cela n'inclut pas les données décrites à la section 3.

« Responsable du traitement », « sous-traitant », « données personnelles », « traitement » et « personne concernée » ont le sens que leur donne le RGPD. Lorsqu'une autre Loi sur la protection des données emploie un terme différent pour le même rôle (par exemple « operador » au Brésil, « encargado » au Mexique, ou exploitant d'entreprise à qui le traitement est confié au Japon), le sens correspondant s'applique.

« Sous-traitant ultérieur » désigne une autre société à laquelle nous recourons pour traiter des Données personnelles du Client.

« Clauses contractuelles types » ou « CCT » désigne les clauses annexées à la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021.

Vous êtes le responsable du traitement des Données personnelles du Client. Nous sommes votre sous-traitant. Vous décidez des membres du personnel à ajouter, de ce qu'ils enregistrent et de la durée pendant laquelle vous continuez d'utiliser Lixor. Nous exploitons le service.

Il vous appartient de disposer d'un motif licite pour saisir les données de votre personnel dans Lixor et d'informer votre personnel que vous l'utilisez. Notre Politique de confidentialité est rédigée de manière que vous puissiez la lui indiquer.

Nous décidons nous-mêmes de la manière de traiter un ensemble limité de données, et pour ces données nous sommes responsable du traitement, et non votre sous-traitant : les identifiants de compte et de connexion des personnes titulaires de comptes Lixor ; les registres de facturation et fiscaux ; notre correspondance d'assistance avec vous ; les journaux de sécurité et d'audit ; et les statistiques d'utilisation du produit. Notre Politique de confidentialité couvre ces données. Nous ne les utilisons pas pour faire la publicité des produits d'autres entreprises auprès de votre personnel, et nous ne les vendons pas.

Nous traitons les Données personnelles du Client uniquement sur vos instructions documentées. Les Conditions, le présent Accord, les paramètres de votre compte et ce que vous et votre personnel faites dans le produit constituent l'intégralité de vos instructions. Si vous avez besoin de quelque chose de plus, écrivez à support@lixor.ai et nous y donnerons suite dans la mesure où cela est techniquement raisonnable et licite, ou nous vous indiquerons que nous ne le pouvons pas.

Nous vous informerons si nous estimons qu'une instruction enfreint la Loi sur la protection des données. Si une loi qui nous est applicable nous oblige à traiter des Données personnelles du Client d'une autre manière, nous vous en informerons au préalable, sauf si cette loi l'interdit.

L'Annexe 1 décrit l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les types de données personnelles et les catégories de personnes concernées.

Toute personne que nous autorisons à traiter des Données personnelles du Client est tenue à une obligation de confidentialité, par contrat ou par la loi.

Nous maintenons les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'Annexe 2. Nous pouvons les modifier tant que le niveau global de protection ne diminue pas. Il vous appartient d'utiliser les fonctions de sécurité que nous fournissons, telles que des mots de passe robustes, le retrait du personnel qui part et le choix du rôle approprié pour chaque utilisateur.

8.1 Vous nous donnez une autorisation générale de recourir à des Sous-traitants ultérieurs. La liste actuelle se trouve à l'adresse lixor.ai/legal/subprocessors et constitue l'Annexe 3.

8.2 Nous donnons un préavis d'au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un Sous-traitant ultérieur, en mettant à jour cette page et en envoyant un courriel aux titulaires de comptes qui se sont abonnés aux mises à jour de cette page. Lorsque nous devons remplacer d'urgence un Sous-traitant ultérieur pour des raisons de sécurité ou de continuité, nous donnerons le préavis le plus long que nous pouvons raisonnablement donner.

8.3 Vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables de protection des données dans ce délai de 30 jours, en écrivant à support@lixor.ai. Nous essaierons de proposer une solution de contournement. À défaut, vous pouvez résilier le service concerné et nous vous rembourserons les frais prépayés pour la période postérieure à la résiliation. C'est votre seul recours en cas d'opposition.

8.4 À l'exception de Telegram, avec lequel nous n'avons aucun accord de traitement des données (voir la page des Sous-traitants ultérieurs), l'accord de traitement des données standard de chaque Sous-traitant ultérieur s'applique automatiquement dès que nous utilisons son service, et correspond pour l'essentiel au présent Accord ; aucun ne nous a demandé de signer un exemplaire distinct. Nous demeurons responsables envers vous de ce que nos Sous-traitants ultérieurs font des Données personnelles du Client.

Si l'un des membres de votre personnel, ou toute autre personne, nous demande d'accéder aux Données personnelles du Client, de les rectifier, de les supprimer, d'en limiter l'utilisation, de les transférer ou de s'opposer à leur utilisation, nous vous transmettrons la demande sans retard injustifié et n'y répondrons pas nous-mêmes, sauf pour indiquer que nous l'avons transmise. Lixor vous permet de rectifier des données dans le produit, de supprimer un compte dans l'application mobile et de télécharger les résultats de comptage sous forme de feuilles de calcul Excel. Pour tout le reste, comme un export complet des produits, fournisseurs et factures, nous vous apporterons une aide raisonnable sur demande.

Compte tenu de ce que nous faisons et des informations dont nous disposons, nous vous apporterons une aide raisonnable en matière de sécurité, de notification des violations, d'analyses d'impact relatives à la protection des données et de consultations des autorités de contrôle. Si l'aide dont vous avez besoin dépasse largement ce dont un client ordinaire a besoin, nous pouvons facturer nos coûts raisonnables après les avoir convenus avec vous au préalable.

Si nous avons connaissance d'une atteinte à la sécurité entraînant la destruction, la perte, l'altération ou la divulgation non autorisée de Données personnelles du Client, ou l'accès non autorisé à celles-ci, de manière accidentelle ou illicite, nous en informerons le titulaire du compte par courriel sans retard injustifié, et dans tous les cas dans les 72 heures suivant sa confirmation. Nous partagerons ce que nous savons au fur et à mesure : ce qui s'est passé, quelles données et approximativement combien de personnes sont concernées, les conséquences probables et ce que nous faisons pour y remédier. Le fait de vous informer d'une violation ne vaut pas aveu de faute.

12.1 Lixor stocke et traite les Données personnelles du Client aux États-Unis. En utilisant Lixor, vous nous en donnez l'instruction.

12.2 UE et EEE. Lorsque le RGPD s'applique à vous et que l'envoi de Données personnelles du Client vers nous constitue un transfert restreint, les CCT sont intégrées au présent Accord et s'appliquent comme suit : Module Deux (de responsable du traitement à sous-traitant) ; vous êtes l'exportateur de données et nous sommes l'importateur de données ; la clause 7 (clause d'adhésion) ne s'applique pas ; la clause 9, point a), option 2 (autorisation générale) s'applique avec un délai de préavis de 30 jours ; le libellé facultatif de la clause 11, point a), ne s'applique pas ; au titre de la clause 13, l'autorité de contrôle compétente est celle dont vous relevez ; au titre de la clause 17, l'option 1 s'applique et les CCT sont régies par le droit de l'Irlande ; au titre de la clause 18, point b), les litiges relevant des CCT sont portés devant les juridictions d'Irlande ; l'Annexe I des CCT est complétée par l'Annexe 1 du présent Accord et par les coordonnées des parties indiquées ci-dessus ; l'Annexe II par l'Annexe 2 ; l'Annexe III par l'Annexe 3.

12.3 Royaume-Uni. Lorsque le RGPD du Royaume-Uni s'applique, les CCT s'appliquent telles que modifiées par l'Addendum sur le transfert international de données (International Data Transfer Addendum) publié par l'Information Commissioner du Royaume-Uni (version B1.0, en vigueur depuis le 21 mars 2022), lequel est intégré au présent Accord. Les tableaux 1 à 3 de l'Addendum sont complétés par les informations figurant à la section 12.2 et dans les Annexes. Pour le tableau 4, chaque partie peut mettre fin à l'Addendum conformément à ses dispositions.

12.4 Suisse. Lorsque la loi fédérale suisse sur la protection des données s'applique, les CCT s'appliquent avec les modifications suivantes : les références au RGPD incluent la loi suisse ; l'autorité de contrôle compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence ; la notion d'« État membre » est interprétée de manière que les personnes se trouvant en Suisse puissent faire valoir leurs droits en justice en Suisse ; et les CCT sont régies par le droit suisse dans la mesure où le transfert relève uniquement de la loi suisse.

12.5 Brésil. Lorsque la Lei Geral de Proteção de Dados s'applique et que votre envoi de Données personnelles du Client vers nous constitue un transfert international nécessitant une garantie, les clauses contractuelles types approuvées par l'Autoridade Nacional de Proteção de Dados par la Résolution CD/ANPD n° 19/2024 s'appliquent entre nous, vous étant l'exportateur et nous l'importateur, complétées par les Annexes du présent Accord. Nous les signerons sous la forme d'un document distinct à votre demande.

12.6 Transferts ultérieurs. Nous ne transférons des Données personnelles du Client à des Sous-traitants ultérieurs que sur le fondement d'un outil de transfert licite : leur certification au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework, ainsi que son extension pour le Royaume-Uni et son équivalent suisse), ou les CCT assorties de l'Addendum du Royaume-Uni lorsque cela est nécessaire.

12.7 Si un outil de transfert sur lequel nous nous appuyons est invalidé ou retiré, nous travaillerons de bonne foi avec vous pour en mettre un autre en place. En cas de divergence entre les CCT et le présent Accord, les CCT prévalent.

Si un organisme public nous demande des Données personnelles du Client, nous vous en informerons sauf si la loi l'interdit, nous contesterons toute demande que nous estimons illicite et ne communiquerons que ce qui est strictement exigé. Au 24 septembre 2026, nous n'avons jamais reçu une telle demande.

Nous vous fournirons les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer que nous respectons le présent Accord, y compris des réponses écrites à un questionnaire de sécurité raisonnable une fois par an. Si cela ne suffit pas à satisfaire une obligation légale qui vous incombe, ou si une autorité de contrôle l'exige, vous pouvez nous auditer une fois par an moyennant un préavis écrit de 30 jours, pendant les heures ouvrables, dans le cadre d'un accord de confidentialité, à vos frais, et sans accès aux données des autres clients. Vous pouvez recourir à un auditeur indépendant qui n'est pas un de nos concurrents.

Certaines fonctionnalités envoient des Données personnelles du Client à des fournisseurs d'IA désignés à l'Annexe 3, par exemple le texte d'une question que vous posez à l'assistant intégré à l'application, un enregistrement de votre voix pour transcription, ou une photographie d'une facture de livraison envoyée à l'API Gemini de Google pour lecture. Les conditions d'OpenAI ne lui permettent pas d'utiliser les données envoyées par l'intermédiaire de son interface de programmation pour entraîner ses modèles. Nous utilisons l'API Gemini de Google dans le cadre de son service payant, et non de son offre gratuite ; selon les conditions de Google pour le service payant, elle n'utilise pas ces données pour améliorer ses produits. Nous n'utilisons pas les Données personnelles du Client pour entraîner des modèles d'IA.

Tant que votre compte est ouvert, vous pouvez télécharger les résultats de comptage sous forme de feuilles de calcul Excel, et nous vous aiderons pour tout autre export que vous demandez. Nous conservons les Données personnelles du Client jusqu'à la suppression de votre compte. Après la clôture de votre compte, ou plus tôt si vous le demandez, nous les supprimons de notre base de données dans un délai de 30 jours ; les sauvegardes de notre base de données sont conservées de manière glissante pendant 7 jours, de sorte que les données supprimées en disparaissent dans ce délai. La suppression retire les enregistrements de la base de données ; elle ne retire pas actuellement les photos ni les enregistrements vocaux de notre espace de stockage de fichiers, qui peuvent subsister après la suppression. Nous ne pouvons conserver des données plus longtemps que lorsqu'une loi l'exige, et alors uniquement à cette fin.

Les limites de responsabilité prévues dans les Conditions s'appliquent au présent Accord. Aucune disposition du présent Accord ne limite les droits des personnes au titre de la Loi sur la protection des données ou des CCT, ni la responsabilité de l'une ou l'autre partie envers elles.

Le présent Accord dure aussi longtemps que nous détenons des Données personnelles du Client. Il est régi par le droit qui régit les Conditions, sauf disposition contraire de la section 12. Nous pouvons le mettre à jour pour tenir compte de changements de la loi, de nos Sous-traitants ultérieurs ou du service. Nous donnerons un préavis de 30 jours pour toute modification qui réduit votre protection.

• Les données sont chiffrées en transit par TLS et chiffrées au repos par nos fournisseurs de base de données et d'hébergement (AES-256).
• Les données de chaque client sont séparées de celles de tous les autres clients par des contrôles sur nos serveurs qui rattachent chaque requête à l'organisation de l'utilisateur connecté. La sécurité au niveau des lignes de la base de données est activée pour chaque table contenant des données de clients ou des données personnelles ; une table interne ne contenant aucune donnée personnelle (un journal des corrections de coûts passées) n'en est pas dotée.
• Exception : les photos que vous téléversez (bouteilles, étagères, factures) sont stockées à de longues adresses web que toute personne qui connaît l'adresse peut ouvrir sans se connecter. Leur accès n'est pas contrôlé.
• Les mots de passe ne sont stockés que sous forme d'empreintes salées par notre fournisseur d'authentification. Nous ne les voyons jamais.
• L'accès aux systèmes de production (Supabase, Vercel, Stripe, GitHub, PostHog, Sentry, OpenAI, ElevenLabs et le bureau d'enregistrement de noms de domaine) est limité au fondateur ; aucun autre membre du personnel ni prestataire ne dispose d'un accès à la production.
• Autorisations par rôle au sein du produit, afin que vous décidiez quels membres du personnel peuvent voir ou modifier quoi.
• Les données des cartes de paiement sont entièrement traitées par Stripe et n'atteignent jamais nos serveurs.
• Les sauvegardes de la base de données sont effectuées chaque jour et conservées pendant 7 jours de manière glissante. La restauration à un instant donné n'est pas activée actuellement.
• Les modifications du code source sont examinées et déployées par le biais du contrôle de version, les secrets étant tenus hors du code.
• Surveillance des erreurs et des plantages, les données personnelles étant tenues hors des rapports d'erreurs dans la mesure du possible.
• Une procédure écrite de suppression des données d'une organisation sur demande, éprouvée à l'usage.
• Une procédure écrite de réponse aux incidents : contenir, évaluer, notifier les clients concernés conformément à la section 11, corriger et consigner.
• Les sous-traitants ultérieurs sont choisis en fonction de leur niveau de sécurité publié. Supabase, Vercel et OpenAI publient actuellement des rapports SOC 2 Type II ; consultez la page de confiance de chaque fournisseur pour connaître sa certification en cours. Chacun est soumis à son propre contrat standard de protection des données, qui s'applique automatiquement dès que nous utilisons son service.

La liste figurant à l'adresse lixor.ai/legal/subprocessors à la date d'effet.